Audits
V-Label Audits werden regelmäßig von externen Kontrollstellen in den Produktionsstätten der mit dem V-Label lizenzierten Produkte durchgeführt. Damit wird sichergestellt, dass lizenzierte Produkte in Zusammensetzung und Herstellung den V-Label Kriterien entsprechen sowie Kreuzkontaminationen mit nicht-veganen bzw. nicht-vegetarischen Inhaltsstoffen vermieden werden. Die Audits sind vertraglicher Bestandteil und daher für alle Lizenznehmenden verpflichtend. Das Audit erfolgt nach einer ersten erfolgreichen Produktlizenzierung innerhalb von 12 Monaten ab Lizenzierungsdatum und muss somit nicht bereits vorher stattfinden.
Terminierung des Audits
Das Audit findet nach Terminvereinbarung zwischen Kontrollstelle, Lizenznehmendem und gegebenenfalls Subunternehmern statt. Kombinationsaudits mit anderen Standards (z.B. Bio oder IFS) sind möglich. V-Label Audits sind grundsätzlich angekündigt – somit bleibt genug Zeit für eine entsprechende Vorbereitung.
Inhalte eines V-Label Audits
Das eigentliche Audit setzt sich aus einer Dokumentenprüfung sowie einer Betriebsbegehung zusammen.
Dokumentenprüfung
Im Rahmen der Dokumentenprüfung werden die für die Lizenzierung notwendigen Dokumente überprüft. Es wird beispielsweise kontrolliert, ob alle für das V-Label relevanten Unterlagen bzw. Nachweise und Belege vollständig sowie korrekt vorliegen und die Verwendung des V-Labels wie vorgesehen erfolgt.
Betriebsbegehung
Während der Betriebsbegehung werden die Produktionswege der einzelnen Kategorien (vegan, vegetarisch) überprüft. Es wird außerdem kontrolliert, ob eine ausreichende Trennung von nicht-veganen bzw. nicht-vegetarischen Prozessen vorliegt. Potentielle Kontaminationsrisiken werden identifiziert und Maßnahmen zur Vermeidung überprüft. Gegebenenfalls werden zusätzlich Proben entnommen und analysiert.
Hinweise für Unternehmen
Am Tag des Audits sollten sämtliche Unterlagen, wie z.B. Prüfformulare und Lieferantenbestätigungen für kritische Zutaten, vorliegen und alle Räume für die Auditor:innen zugänglich sein. Auch sollte eine kompetente Ansprechperson wie etwa die/der zuständige Qualitätsmanager:in anwesend sein.
Das Infoblatt zu den Audits (“Audit Quick List”) zur Kontrolle der Einhaltung der V-Label Richtlinien enthält alle relevanten Informationen zur Vorbereitung für Unternehmen.
Kriterien für ein erfolgreiches Audit
Sollten im Rahmen des Audits Mängel festgestellt werden, wird die V-Label Lizenz nicht automatisch entzogen. Zunächst werden Korrekturnachweise verlangt und umgesetzt. Das V-Label verliert nur, wer nachweisbar und wissentlich betrügt, also die Richtlinien des V-Labels nicht einhält und beispielsweise nicht-vegane bzw. nicht-vegetarische Inhaltsstoffe und Verarbeitungshilfsstoffe verwendet. Sobald das Audit erfolgreich durchgeführt, bei Bedarf Korrekturmaßnahmen implementiert und der Auditbericht final freigegeben wurde, erhalten Lizenznehmende eine automatische V-Label Auditbestätigung. Es handelt sich nicht um ein Zertifikat, da das V-Label eine Lizenzierung und keine Zertifizierung von Produkten darstellt.
Unsere Partner-Kontrollstellen
Im Rahmen der Auditplanung können sich Lizenznehmende mit Produktionsstätten in Deutschland eigenständig für eine unserer aktuell fünf Partner-Kontrollstellen entscheiden. Audits in ausländischen Produktionsstätten werden grundsätzlich von SGS durchgeführt. Aktuell arbeiten wir mit den folgenden Partner-Kontrollstellen zusammen:
Warum sind Audits notwendig und was wird geprüft?
Audits in den Produktionsstätten sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die V-Label-Kriterien eingehalten werden. Dies gibt Konsument:innen Vertrauen und Unternehmen demonstrieren dadurch Transparenz. Während des Audits werden die uns zuvor eingereichten Lizenzdokumente auf Konformität mit der Praxis sowie produktionsspezifische Aspekte (z.B. Kreuzkontaminationen) geprüft.
Mit welchen Kosten muss für ein Audit gerechnet werden?
Die Auditkosten sind abhängig von der Betriebsgröße und dem Aufwand. Unsere Partner-Kontrollstellen sind beauftragt, Kombi-Audits zu ermöglichen und Kosten im Rahmen von etwa 750-1.200 Euro (exklusive Reisekosten) einzuhalten. Die Kosten für Audits im Ausland und für Audits außerhalb des Bereichs Lebensmittel könnten höher ausfallen.
Wie lange dauert ein V-Label Audit?
Die Auditdauer ist abhängig von der Betriebsgröße sowie der Anzahl der dort hergestellten V-Label Artikel und beträgt in der Regel 2-4 Stunden.
Wer führt die Audits durch?
Die Audits werden von unabhängigen Partner-Kontrollstellen durchgeführt. Die Auswahl der Partner-Kontrollstelle obliegt Lizenznehmenden mit Produktionsstätten in Deutschland. Audits im Ausland werden grundsätzlich von SGS durchgeführt.
Sind die Audits angekündigt oder unangekündigt?
Grundsätzlich werden die Audittermine mit den Kontrollstellen abgestimmt und sind somit angekündigt. Bei Kombinationen mit anderen unangekündigten Standards erfolgt das V-Label Audit ebenfalls unangekündigt.
Muss das Audit erfolgen, bevor das V-Label verwendet werden darf?
Nein, das Audit erfolgt nach einer ersten erfolgreichen Produktlizenzierung innerhalb von 12 Monaten ab Lizenzierungsdatum. Das Label darf bereits nach einer erfolgreichen Produktprüfung sowie Freigabe durch uns verwendet werden. Sobald das erste Produkt erfolgreich lizenziert wurde, erhalten Unternehmen eine automatische Auditaufforderung via Mail an die hinterlegte Ansprechperson mit allen relevanten Informationen.
Wie oft müssen V-Label Audits erfolgen?
Die Auditfrequenz wird risikobasiert unter Berücksichtigung des letzten Auditergebnisses sowie weiterer kleinerer Faktoren ermittelt und beträgt 1-4 Jahre.
Sind Kombi-Audits möglich?
Ja! Wir begrüßen es, wenn das V-Label Audit mit anderen Audits kombiniert werden kann. Außerdem können sich zur Kostenteilung mehrere Lizenznehmende zusammenschließen und ein V-Label Kombiaudit an einem gemeinsamen Produktionsstandort (Lohnhersteller) durchführen. Es erfolgt hierbei nur ein Audit, während für jeden Lizenznehmenden ein separater Auditbericht ausgefüllt wird. Lizenznehmende selber müssen nicht anwesend sein, wenn ein Lohnhersteller auditiert wird.
Ich bin Händler und lasse V-Label Produkte bei einem Lohnhersteller oder bei mehreren Lohnherstellern produzieren. Werde ich als Händler auditiert?
Nein, V-Label Audits erfolgen nur in Produktionsstätten. Zudem wird je Auditzyklus nur eine Produktionsstätte besucht.
Wenn meine Produktionsstätte auditiert wird und ich nur als Händler tätig bin, muss ich als Händler beim Audit anwesend sein?
Nein, Händler müssen während des Audits nicht anwesend sein. Es sollte jedoch eine qualifizierte Ansprechperson in der Produktionsstätte anwesend sein.
Ein Unternehmen hat mehrere Standorte in Deutschland und/oder im Ausland. Muss jeder Standort je Auditzyklus auditiert werden?
Nein, es wird je Auditzyklus nur eine Produktionsstätte besucht. Die Festlegung über die zu auditierende Produktionsstätte erfolgt risikobasiert durch das V-Label Quality Management (QM) Team. Hierfür wird eine Übersicht der Produktionsstätten und der dort hergestellten V-Label Produkte als Grundlage herangezogen.
Muss eine Produktionsstätte während eines Audits V-Label Produkte herstellen?
Für eine bestmögliche Beurteilung wird eine V-Label-Produktion zum Zeitpunkt des Audits ausdrücklich begrüßt, ist jedoch nicht verpflichtend.
Ich kann meine Kontrollstelle für andere Audits (z.B. Bio, IFS) unter den Partner-Kontrollstellen nicht wiederfinden. Welche Optionen habe ich?
Audits sind grundsätzlich nur durch unsere Partner-Kontrollstellen möglich. Wir arbeiten stetig daran, unsere Anzahl an Partner-Kontrollstellen auszuweiten. Bitte nennen Sie uns Ihre bevorzugte Kontrollstelle, sodass wir diese eventuell zukünftig berücksichtigen können.
Haben Sie weitere Fragen zu Audits oder sind Sie an einer Zusammenarbeit als Partner-Kontrollstelle interessiert? Dann melden Sie sich gerne beim V-Label QM Team unter audit-vlabel@proveg.org.
Die hier veröffentlichten Informationen dienen der Transparenz. Die auf dieser Seite aufgeführten Kontrollstellen sind unabhängige Partnerorganisationen des V-Label Lizenzpartners ProVeg e.V.. Die Nennung erfolgt ausschließlich zur Information über die Durchführung der obligatorischen Audits im Rahmen des Lizenzierungsprozesses von V-Label Deutschland. Eine Auswahl oder Empfehlung bestimmter Anbieter ist damit nicht verbunden. Für die obigen Informationen, Inhalte externer Webseiten sowie für die Kommunikation über die angegebenen E-Mail-Adressen sind ausschließlich die jeweiligen Kontrollstellen verantwortlich.